Guide pratique
Une politique d’annulation qui protège sans braquer
Sans règle du jeu, chaque annulation tardive devient une négociation gênante. Avec une règle trop dure, les clients hésitent à réserver. L’équilibre existe, et il tient en trois phrases.
Voici comment écrire une politique d’annulation que vos clients acceptent — parce qu’elle est raisonnable et annoncée avant, pas après.
Essai gratuit de 3 jours, sans carte · ensuite 10 USD/mois
Tarif
- Essai gratuit de 3 jours, sans carte
- Prestations, équipe, rendez-vous et clients sans limite
- Ensuite 10 USD/mois, tout compris · résiliable à tout moment
Le modèle en trois phrases
Une politique efficace dit trois choses, sans jargon :
- Le délai : « merci de prévenir au moins 24 h à l’avance » — 48 h pour les prestations longues
- La conséquence : « au-delà de deux annulations tardives, je demanderai un acompte pour réserver »
- La porte ouverte : « un imprévu, ça arrive — prévenez-moi dès que possible et on trouve une solution »
L’annoncer au bon endroit
La règle ne sert que si elle est vue avant la réservation : mettez-la dans la description de votre page de réservation et rappelez-la dans votre message de confirmation. Jamais en reproche après coup.
Ensuite, tenez-la avec douceur et constance. La fiche client de Reservy vous montre l’historique réel de chacun : vous appliquez la règle aux récidivistes, pas au fidèle qui a eu une panne.
Un planning qui suit le rythme
Vue jour, semaine et liste. Glissez pour déplacer. Une colonne par membre de l’équipe.
Votre page de réservation
Le client choisit une prestation, un jour et une heure. Depuis n’importe quel téléphone, dans votre langue.
Rappels par e-mail, automatiques
Confirmation à la réservation et rappel la veille pour chaque client qui laisse son e-mail. Pour les autres, chaque rendez-vous a des boutons Appeler, SMS et WhatsApp.
Une fiche par client
Chaque rendez-vous nourrit la fiche : visites, notes, étiquettes, dépenses.
Votre équipe, chacun son accès
Chaque personne a sa colonne, ses horaires et un accès limité à ce que vous autorisez.
Des rapports que vous lirez vraiment
Chiffre d’affaires, occupation, nouveaux clients, absences — par prestation et par personne.
Questions fréquentes
Quel délai d’annulation choisir ?
24 heures est le standard compréhensible par tous. Passez à 48 h si vos prestations sont longues ou difficiles à revendre — une couleur de 3 h ne se remplace pas comme une coupe de 30 minutes.
Faut-il pénaliser financièrement les annulations tardives ?
Pour un indépendant, encaisser une pénalité est compliqué. L’acompte demandé à la réservation suivante — par virement, avant confirmation — est plus simple et aussi efficace.
Comment Reservy m’aide-t-il à appliquer ma politique ?
La fiche de chaque client garde ses visites réelles : vous voyez qui annule en série. Et un créneau annulé, libéré dans le planning, redevient réservable en ligne immédiatement.