Erinnerungen
Terminerinnerungen per E-Mail, die sich selbst verschicken
Die meisten No-Shows sind keine böse Absicht. Der Termin wurde vor drei Wochen gebucht, dazwischen lagen Arbeit, Kinder und ein voller Kalender. Eine kurze Erinnerung zur richtigen Zeit reicht oft, damit der Gast kommt oder wenigstens rechtzeitig absagt.
Reservy verschickt diese Erinnerungen automatisch per E-Mail, ohne dass du abends Nachrichten tippen musst. Du legst einmal fest, wann erinnert wird, und der Rest läuft von selbst. Teste 3 Tage kostenlos, ohne Karte · danach 10 USD/Monat.
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In diesem Ratgeber
Preis
- 3 Tage kostenlos mit allen Funktionen
- Keine Karte zum Start
- Danach Pro: 10 USD im Monat, jederzeit kündbar
Was genau verschickt wird
Sobald jemand einen Termin bucht und eine E-Mail-Adresse angibt, bekommt er eine Bestätigung mit Leistung, Datum und Uhrzeit, dazu die Wegbeschreibung, wenn du eine Adresse hinterlegt hast. Vor dem Termin folgt die Erinnerung, und zwar zu den Zeitpunkten, die du auswählst.
- 48 Stunden vorher: gut für lange Behandlungen und Termine am Montag.
- 24 Stunden vorher: der Klassiker, voreingestellt.
- 1, 2 oder 3 Stunden vorher: für Gäste, die spontan vergessen.
- Mehrere Zeitpunkte kombinierbar, zum Beispiel 48 und 2 Stunden.
Absagen und Verschieben ohne Anruf
In jeder E-Mail steckt ein persönlicher Link. Darüber kann der Gast seinen Termin selbst absagen oder auf eine andere freie Zeit verschieben, und zwar bis zu der Frist, die du festlegst, zum Beispiel 24 Stunden vorher. Danach geht es nur noch über dich.
Das klingt nach weniger Kontrolle, bringt aber mehr: Ein Termin, der am Vortag über den Link abgesagt wird, ist sofort wieder buchbar. Ein Gast, der sich nicht traut anzurufen, erscheint einfach nicht. Du bekommst bei jeder Absage oder Verschiebung eine Benachrichtigung.
Und wer keine E-Mail angibt?
Standardmäßig ist die E-Mail-Adresse auf deiner Buchungsseite freiwillig, weil manche Gäste nur ihre Telefonnummer hinterlassen wollen. Du kannst sie aber zur Pflicht machen, dann bekommt jeder, der online bucht, auch die Erinnerung.
Für alle anderen gibt es in jedem Termin Knöpfe für Anrufen, SMS und WhatsApp. Ein Tipp öffnet die Nachricht an die richtige Nummer, du schreibst nur noch den Text. Automatisch verschickt werden SMS und WhatsApp nicht, das ist bewusst ehrlich gesagt. Wie du WhatsApp-Erinnerungen gut formulierst, steht in unserem Ratgeber dazu.
Welche Zeitpunkte zu deinem Betrieb passen
Es gibt keine perfekte Einstellung für alle, aber ein paar Erfahrungswerte. Friseursalons und Nagelstudios fahren gut mit 24 Stunden: Der Gast hat Zeit, abzusagen, und du hast Zeit, die Lücke neu zu vergeben. Bei langen Behandlungen wie Wimpernverlängerung, Tattoo oder Head Spa lohnt sich zusätzlich 48 Stunden, weil eine Absage am Vortag drei Stunden Leerlauf bedeutet.
Wer viel Laufkundschaft oder Termine direkt nach Feierabend hat, ergänzt 2 Stunden vorher. Das fängt die Gäste ab, die den Termin zwar kennen, aber im Büro die Zeit vergessen. Mehr als zwei Erinnerungen pro Termin empfinden die meisten als zu viel.
Datenschutz: kurz und nüchtern
Die E-Mail-Adresse gibt der Gast selbst bei der Buchung an, und sie wird für diesen Termin verwendet: Bestätigung, Erinnerung, Link zum Absagen. Reservy verschickt darüber keine Werbung. Ob und wie du in deiner eigenen Datenschutzerklärung darauf hinweist, klärst du am besten mit deiner Beratung; ein Satz zur Terminverwaltung per E-Mail ist in vielen Salons ohnehin schon drin.
So richtest du es ein
In den Einstellungen unter Benachrichtigungen wählst du die Zeitpunkte aus. Dort legst du auch fest, ob du selbst bei jeder Online-Buchung eine E-Mail oder eine Push-Benachrichtigung bekommst und ob morgens eine Zusammenfassung des Tages kommen soll. Die Absagefrist stellst du bei den Buchungsregeln ein.
Danach musst du nichts mehr tun. Die Erinnerungen laufen auch für Termine, die du selbst im Kalender einträgst, solange beim Gast eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Ein Kalender, der mithält
Tag, Woche und Liste. Ziehen zum Verschieben. Eine Spalte pro Teammitglied.
Deine Buchungsseite
Kunden wählen Leistung, Tag und Uhrzeit. Auf jedem Handy, in deiner Sprache.
E-Mail-Erinnerungen, automatisch
Bestätigung bei der Buchung und Erinnerung am Vortag für alle, die eine E-Mail angeben. Für die anderen hat jeder Termin einen Anrufen-, SMS- und WhatsApp-Knopf.
Ein Profil pro Kunde
Jeder Termin füllt das Profil: Besuche, Notizen, Tags, Umsatz.
Dein Team mit eigenem Zugang
Jede Person hat ihre Spalte, ihre Zeiten und einen Zugang nur mit dem, was du erlaubst.
Berichte, die du wirklich liest
Umsatz, Auslastung, neue Kunden, No-Shows — nach Leistung und nach Person.
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Häufige Fragen
Was steht in der Erinnerung?
Leistung, Tag und Uhrzeit, der Name deines Betriebs, ein Knopf zum Verwalten des Termins und, wenn du eine Adresse hinterlegt hast, ein Link zur Wegbeschreibung. Kurz und klar, damit sie auch auf dem Handy gelesen wird.
Bekommt ein Gast die gleiche Erinnerung doppelt?
Nein. Jeder Zeitpunkt wird pro Termin genau einmal verschickt. Wählst du 24 und 2 Stunden, gehen zwei verschiedene E-Mails raus.
Gibt es automatische SMS oder WhatsApp?
Nein. Automatisch verschickt Reservy E-Mails. SMS und WhatsApp öffnest du mit einem Tipp aus dem Termin und sendest sie selbst.
Ist die Erinnerung im Preis enthalten?
Ja. Du testest 3 Tage mit allen Funktionen, ohne Karte. Danach kostet Pro 10 USD im Monat, E-Mail-Erinnerungen inklusive.