Betriebsurlaub planen, ohne Kundschaft zu verlieren

Schließzeiten früh eintragen

Die wichtigste Regel: Sperr den Urlaub, sobald er feststeht, nicht eine Woche vorher. Deine Buchungsseite zeigt oft 60 Tage oder mehr im Voraus. Wer im Mai den Sommerurlaub noch nicht eingetragen hat, findet im Juli Buchungen in genau diesen Wochen.

In Reservy legst du dafür eine Schließung an: von einem Datum bis zu einem anderen, ganztags oder nur für bestimmte Stunden. Die Buchungsseite bietet in diesem Zeitraum keine Termine mehr an.

• Ganze Tage oder einzelne Stunden sperren, etwa Heiligabend ab 12 Uhr.
• Für den ganzen Betrieb oder nur für eine Person im Team.
• Mit Notiz, damit das Team weiß, warum geschlossen ist.

Feiertage und Brückentage

Deutschland hat bundesweite Feiertage und solche, die nur in einzelnen Ländern gelten, etwa Fronleichnam, Allerheiligen oder den Reformationstag. Geh zu Jahresbeginn einmal den Kalender deines Bundeslandes durch und trag alle Tage ein, an denen du geschlossen hast.

Brückentage sind eine eigene Entscheidung. Für viele Salons und Studios sind sie besonders gut gebucht, weil die Kundschaft frei hat. Überleg dir, ob du sie wirklich schließen willst oder ob du stattdessen einen ruhigeren Tag danach freinimmst.

Wenn nur eine Person fehlt

Im Team ist selten der ganze Betrieb zu. Meist fehlt eine Kollegin zwei Wochen, die anderen arbeiten weiter. Dann sperrst du nur ihre Spalte. Ihre Leistungen bleiben buchbar, solange eine andere Person sie anbietet, und Gäste, die gezielt zu ihr wollen, sehen einfach keine Zeiten in diesem Zeitraum.

Stimmt euch vorher ab, wer welche Stammgäste übernimmt. Ein kurzer Blick in die Kundenkartei zeigt, wer regelmäßig zu dieser Person kommt und vielleicht vorher noch einen Termin braucht.

Bestehende Termine verlegen

Hast du den Urlaub zu spät eingetragen, liegen vielleicht schon Termine im gesperrten Zeitraum. Die Schließung löscht sie nicht, du siehst sie weiterhin im Kalender. Geh sie der Reihe nach durch, zieh sie auf einen neuen Tag und sag dem Gast Bescheid, am schnellsten über den WhatsApp- oder Anruf-Knopf im Termin.

Biete dabei konkrete Alternativen an statt »melde dich einfach«. Zwei Vorschläge mit Uhrzeit werden fast immer schneller angenommen als eine offene Frage.

Kundschaft informieren

Gib deinen Gästen zwei bis drei Wochen vorher Bescheid: ein Story-Post auf Instagram, ein Hinweis im Google Unternehmensprofil mit den besonderen Öffnungszeiten und ein Zettel an der Theke. Stammgäste, die in den Urlaub hinein fällig wären, sprichst du direkt an und bietest einen Termin davor an.

Die Rückkehr füllen

Die erste Woche nach dem Urlaub ist entweder leer oder chaotisch. Leer, weil niemand wusste, wann du zurück bist. Chaotisch, weil alle gleichzeitig kommen. Beides vermeidest du, wenn du vor der Abreise schon Termine für die Rückkehr vergibst und in der Urlaubsankündigung ausdrücklich schreibst: »Ab dem 18. August wieder buchbar, Link in der Bio.«

Wer regelmäßig kommt, bekommt am besten gleich einen Serientermin, zum Beispiel alle vier Wochen. So ist der erste Termin nach dem Urlaub schon gesetzt, bevor du den Koffer packst.

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• Lücken im Terminplan füllen
• Den Teamplan organisieren
• Stammkunden aufbauen
• Google Unternehmensprofil: Termine gewinnen
• Automatische Terminerinnerung per E-Mail

Häufige Fragen