Guide pratique
Fermer pour congés sans perdre ses clients
Trois semaines en août, une semaine à Noël, les ponts de mai : pour un petit commerce, chaque fermeture pose les mêmes questions. Qui prévenir, quand, que faire des rendez-vous déjà pris, et comment éviter une reprise à vide ?
Voici la méthode, étape par étape, avec la façon de la mettre en place dans Reservy. Essayez 3 jours gratuits, sans carte · ensuite 10 USD/mois.
Essayez 3 jours gratuits, sans carte · ensuite 10 USD/mois
Dans ce guide
Tarif
- 3 jours gratuits avec toutes les fonctions
- Sans carte pour commencer
- Ensuite Pro : 10 USD par mois, résiliable à tout moment
Bloquer les dates tôt
Le piège classique : une cliente réserve le 12 août en juin, parce que la page affichait encore des créneaux. Dès que vos dates sont décidées, créez une fermeture dans Reservy : du lundi au samedi, journée entière, pour tout l’établissement. La page de réservation n’affiche plus rien sur ces jours.
Une fermeture peut aussi être partielle : un après-midi pour une formation, ou seulement les horaires d’une collaboratrice en congé pendant que le reste de l’équipe travaille.
Les jours fériés et les ponts
Faites le tour du calendrier une fois par an : 1er et 8 mai, Ascension, lundi de Pentecôte, 14 juillet, 15 août, 1er et 11 novembre, 25 décembre. Décidez pour chacun si vous ouvrez, et bloquez d’un coup ceux où vous fermez.
Les ponts sont souvent des journées très demandées par les clientes qui ne travaillent pas. Si vous ouvrez, pensez à l’annoncer : c’est l’occasion de remplir des créneaux habituellement difficiles.
Les rendez-vous déjà pris
Passez en vue liste sur la période de fermeture : vous voyez d’un coup les rendez-vous concernés. Pour chacun, ouvrez la fiche et contactez la cliente avec le bouton d’appel, de SMS ou de WhatsApp. Proposez deux créneaux précis plutôt qu’un « quand vous voulez » ; puis déplacez le rendez-vous par glisser-déposer.
Un message type : « Bonjour Camille, le salon sera fermé du 4 au 24 août. Votre rendez-vous du 7 peut être avancé au samedi 2 à 10 h ou reporté au mardi 26 à 14 h. Lequel vous convient ? »
Prévenir sans se répéter
- Instagram : un post et une story à la une « Congés » avec les dates et le lien de réservation pour la reprise.
- Fiche Google : horaires exceptionnels renseignés, pour éviter les déplacements inutiles.
- WhatsApp Business : message d’absence programmé avec la date de retour et le lien.
- Au comptoir : une affichette avec le code QR de votre page, trois semaines avant.
Réussir la reprise
La semaine de retour est souvent pleine au bout de deux jours. Avant de partir, envoyez un message à vos habituées pour leur proposer en priorité un créneau de reprise, et programmez les rendez-vous récurrents de celles qui viennent toutes les 3 ou 4 semaines.
Si la reprise risque de déborder, ouvrez une heure plus tôt ou une heure plus tard les premiers jours : il suffit de modifier les horaires de ces journées.
Pas à pas
- Fixez les dates au moins six semaines à l’avance.
- Bloquez-les dans l’agenda avant que quelqu’un ne réserve.
- Déplacez les rendez-vous déjà pris en prévenant chaque cliente.
- Annoncez la fermeture partout où l’on vous trouve.
- Ouvrez la semaine de reprise aux habituées en premier.
Un planning qui suit le rythme
Vue jour, semaine et liste. Glissez pour déplacer. Une colonne par membre de l’équipe.
Votre page de réservation
Le client choisit une prestation, un jour et une heure. Depuis n’importe quel téléphone, dans votre langue.
Rappels par e-mail, automatiques
Confirmation à la réservation et rappel la veille pour chaque client qui laisse son e-mail. Pour les autres, chaque rendez-vous a des boutons Appeler, SMS et WhatsApp.
Une fiche par client
Chaque rendez-vous nourrit la fiche : visites, notes, étiquettes, dépenses.
Votre équipe, chacun son accès
Chaque personne a sa colonne, ses horaires et un accès limité à ce que vous autorisez.
Des rapports que vous lirez vraiment
Chiffre d’affaires, occupation, nouveaux clients, absences — par prestation et par personne.
À lire aussi
Questions fréquentes
Mes clientes voient-elles que je suis fermée ?
La page n’affiche simplement aucun créneau sur ces dates. Ajoutez la période de fermeture dans la description de votre établissement pour qu’elles comprennent pourquoi.
Puis-je fermer pour une seule personne de l’équipe ?
Oui. Une fermeture peut concerner tout l’établissement ou une seule personne, sur une journée entière ou quelques heures.
Que deviennent les rendez-vous déjà pris sur une période fermée ?
Ils restent dans l’agenda, rien n’est supprimé. À vous de les déplacer ou de les annuler en prévenant les clientes.
Combien coûte Reservy ?
Les 3 premiers jours sont offerts, sans carte. Ensuite, Pro coûte 10 USD par mois.